Прочитал еще одну полезную книгу - " Без воды: Как писать предложения и отчеты для первых лиц " (Павел Безручко). Книга короткая, но содержит много полезных рекомендаций и примеров того, как писать электронные письма и готовить предложения и отчеты для первых лиц компании.
Крайне рекомендую всем тем, кто по работе общается с руководителями высшего и среднего звена, а особенно консультантам, которые регулярно готовят документы типа "отчеты и предложения". А если выявляетесь руководителем, то обязательно дайте ее прочитать своим подчиненным! Многие идеи из книги я кажутся логичными и знакомыми, но я нашел для себя и новые, а также хорошо структурировал имеющиеся знания и опыт.
Общая оценка книги - "5", читать обязательно.
Далее несколько мыслей из книги и итоговая майндкарта.
Мысли и идеи из книги:
- Первые лица – это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения. Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма.
- В книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчетыи предложения.
- Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды». От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.
- Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.
- Многие авторы документов пишут без цели – лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка. Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.
- Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель – получить ресурсы или согласие с решением, которое вы предлагаете. Когда вы пишете отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель – получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.
- Как правило, для первых лиц по-настоящему важно следующее:
- Стратегические цели и их баланс
- Персонально значимые цели
- Удовлетворенность заинтересованных групп
- Межфункциональная координация
- Возможности для прорывного развития организации
- Стратегические риски
- На языке первых лиц результат следует описывать в терминах достижения, а не выполнения. Результат для них – это эффект.
- Высокая нацеленность первых лиц на результат порождает нетерпеливость. Они не хотят ждать. Они постоянно «давят на педаль газа» – стремятся получить результат быстро, незамедлительно, сейчас же. Они не замечают препятствий. В итоге автор документа, предлагающий разработать концепцию или план действий, наталкивается на непонимание: «Зачем нужна концепция?! Что вы собираетесь планировать?! Меня не интересует процесс – мне нужен результат! Все, о чем вы рассказываете, сделать нужно было еще вчера, а сегодня – уже показывать эффект от внедрения!»
- Особенности первых лиц:
- Они очень заняты. Поэтому они хотят узнать все важное как можно быстрее и не любят воду в документах и любых других способах взаимодействия.
- Они мыслят масштабным категориями. Поэтому к ним следует обращаться по важным вопросам и не перегружать мелочами.
- Они нацелены на результат и не хотят ждать. Поэтому они желают знать, к чему приведет реализация ваших предложений или какую пользу ваш проект уже принес организации. Они хотят получить результат незамедлительно.
- Они прагматичны. Они хорошо понимают язык вложений и отдачи и терпеть не могут нереальных, невыполнимых планов.
- Они критичны. Они подвергают поступающие обращения проверке, «включая скептика». Они очень не любят, когда автор документа неконкретен или не имеет четкой позиции. Они по-разному относятся к информации в документе в зависимости от уровня своего доверия к автору.
- При подготовке запросов и предложений истинные цели, как правило, таковы:
- получить одобрение запроса или согласие с предложением;
- получить полномочия или ресурсы;
- получить решение, указание, мнение или совет;
- получить разрешение на конкретные действия.
- А отчеты обычно пишутся для того, чтобы:
- получить признание и высокую оценку сделанной работы (закрыть поручение, отчитаться);
- помочь адресату сформировать полезный вывод или решение на основе представленной информации;
- получить согласие с рекомендациями или с планом дальнейших шагов.
- Обратите внимание: все перечисленные цели сформулированы в терминах реакции адресата на полученное сообщение. Документ – не самоцель, а средство достижения цели. Такой подход к постановке целей может показаться недипломатичным, излишне прямолинейным или даже самонадеянным: автор документа предписывает первому лицу, как тому следует реагировать. Действительно, некоторые цели не стоит приводить в документах в том виде, как они изложены выше.
- Формулировать цель ясным образом и в терминах желаемой реакции важно еще по одной причине: это повышает эффективность работы над структурой и текстом документа. Чем более прямо, просто и конкретно определена желаемая реакция адресата, тем проще вам будет выделять главное и определять, какие темы и факты имеют отношение к цели, а какие уводят в сторону.
- Цели выбираются в зависимости от этапа разработки документов/предложений: "Анализ
Ваша приватность умирает красиво, но мы можем спасти её.
