Принцип работы блока заключается в следующем
Документы принимаются сотрудниками клиентского отдела по работе юридическими лицами в точках продаж Банка, сканируются и распределяются по типам во фронтальном решении Syntellect, разработанном с применением технологии тонкого web-клиента. В это же время происходит автоматическое формирование описи и отправка бумажных досье с помощью подсистемы управления логистикой документов. Электронные версии документов поступают на централизованную обработку (верификацию) в бэк-офис и распределяются между исполнителями в соответствии с гибко настраиваемыми правилами. В бэк-офисе пользователи работают с полноценным приложением, которое, при необходимости, автоматически обновляется с помощью компонента Application Manager.
Таким образом, проводить юридическую экспертизу и оформление большей части документов стало возможным не дожидаясь доставки оригиналов в бэк-офис, что позволило существенно оптимизировать процесс. По факту доставки оригиналов документов остается только зарегистрировать получение и завершить оформление карточки с подписями. Оригиналы передаются на хранение в подсистему управления архивом клиентских досье, а электронное досье остается в электронном архиве в оперативном доступе для подразделений Банка. В части электронного архива РКО ЮЛ и ИП предполагается, что Система будет обрабатывать и размещать на хранение более 100 тыс. досье в месяц.
Комментирует Светлана Дементьева, начальник управления по обработке клиентских данных операционного департамента ВТБ24:
«По нашим оценкам, автоматизация электронного архива документов с помощью Syntellect и с использованием платформы TESSA позволяет банку сократить трудозатраты точки продаж за счет исключения этапов копирования и заверения документов, а дальнейшая передача досье на экспертизу в электронном виде сокращает общий срок открытия счета в 4 раза (с четырех рабочих дней до одного). Однако это лишь первый этап автоматизации, в результате которого мы упорядочили процессы и получили гибкий и удобный инструмент, оптимизация ручного труда на этом не закончена». |
В настоящее время система управления архивом ВТБ24, построенная на технологиях компании Syntellect, консолидированных в платформе TESSA, объединяет более 15 функциональных блоков, а именно:
- электронный архив клиентских и продуктовых досье,
- блок управления архивом бумажных документов и логистикой документов из точек продаж в центры хранения,
- электронные архивы документов по валютным сделкам, запросов гос. органов (ФССП и ФНС),
- архив скан-образов паспортов и доверенностей клиентов-физических лиц,
- архивы электронных документов по проблемным кредитным сделкам, зарплатным проектам и договорам эквайринга,
- системы согласования распоряжений на оплату, хозяйственных договоров и доверенностей
- и др.
В настоящий момент в общей сложности система управления документами банка, разработанная компанией Syntellect с использованием технологий платформы TESSA, хранит более 400 млн. документов, с системой работают более 30 тыс. активных пользователей.