Один сотрудник проектного офиса сможет вести до 25 проектов вместо трёх-пяти, если значительную часть рутинной работы возьмут ИИ-агенты. Диапазон 15-25 проектов появился в методологии Vibe PPM, подготовленной директором проектного офиса блока «Технологии» Сбера Антоном Субчевым.
В классическом проектном офисе без ИИ на одного сотрудника приходится три-пять проектов. Использование искусственного интеллекта в качестве помощника увеличивает показатель до пяти-семи проектов без серьёзной перестройки рабочих процессов. Более глубокая интеграция повышает ориентир до 10-15, а координированная система из нескольких специализированных агентов позволяет довести нагрузку до 15-25 проектов на сотрудника.
Для руководителей проектов методология приводит отдельные показатели. В классической модели один менеджер ведёт два-три проекта, а при зрелой системе Vibe PPM сможет работать с восемью-пятнадцатью. Время между появлением стратегической задачи и решением по портфелю предлагается сократить с квартала до нескольких дней, а долю оперативных решений, принимаемых в течение дня, увеличить с 10-20% как минимум до 70%.
Vibe PPM меняет сам принцип управления проектами. Руководитель формулирует цель, ожидаемый результат, сроки, критерии и ограничения, после чего агенты выполняют значительную часть операционной работы. Специализированные системы могут составлять планы, собирать статусы, отслеживать риски, контролировать ресурсы, проверять соблюдение политик и готовить варианты решений. Отдельный оркестратор распределяет задачи между агентами и координирует работу на уровне всего портфеля.
Человеку остаются задачи, где требуется профессиональное суждение: разрешение конфликтов, принятие необратимых решений, работа с неопределённостью и контроль наиболее важных действий. При высоком уровне автономии сотруднику не нужно вручную подтверждать каждую операцию. Вмешательство требуется преимущественно при исключениях или повышенном риске.
Методология описывает и компактный проектный офис Tiny PMO. Команда из трёх-пяти человек при зрелой агентной инфраструктуре сможет выполнять объём работы, для которого классическому офису требовалось 15-25 сотрудников. Переход к подобной модели занимает примерно 6-12 месяцев.
Сокращать команду сразу методология не рекомендует. Компактному офису нужны рабочая платформа, структурированные данные о проектах, доверие к результатам агентов и корпоративная память с опытом предыдущих проектов. Без перечисленных условий уменьшение команды приведёт к перегрузке оставшихся сотрудников вместо роста производительности.
Высокая автоматизация создаёт и новые риски. В документе описана «вайбовая ловушка», при которой руководитель постепенно теряет профессиональные навыки после передачи анализа агентам. Производительность может расти, но сотрудник перестаёт понимать базовую логику расчётов и хуже замечает ошибки ИИ. Среди наиболее уязвимых навыков автор называет оценку сложных рисков, планирование в условиях неопределённости и критическое мышление.
Ещё одна проблема связана с усталостью от постоянных подтверждений. Большое число запросов от агентов может превратить осмысленное согласование в автоматическую реакцию. Vibe PPM предлагает передавать рутинные действия агентам без постоянного подтверждения, сохраняя участие человека в решениях с повышенным риском. При росте числа ошибок уровень автономии рекомендуется снижать.
Автор также считает Vibe PPM неподходящей для организаций с плохо структурированными данными, низкой ИИ-грамотностью сотрудников и высокорегулируемых областей без надёжной системы контроля. Отдельной проблемой остаётся ответственность за вред от автономных решений агентов на высоких уровнях самостоятельности.