Новый Office ограничит допуск к документам

 
  Дэвид Бекер (David Becker), CNET News.com 
  

Office 2003 впервые будет содержать средства для ограничения допуска к документам. Пользователи Office смогут указать, кто имеет право читать или редактировать электронную таблицу, запретить ее копирование или распечатку и назначить срок действия допуска. Это один из первых шагов Microsoft, направленных на популяризацию Windows Rights Management Services, далеко идущего плана превращения ограничения доступа к информации в стандартную составляющую бизнес-процессов.

Аналитики считают, что этот подход жизненно необходим Microsoft для наращивания продаж серверного ПО и отрыва от конкурентов, включая предыдущие версии Office. К тому же он создает предприятиям, пропустившим один или два цикла обновления Office, лишний стимул не проворонить на этот раз.

Новые средства управления правами в какой-то мере нарушают складывавшуюся годами универсальность форматов Office. До сих пор пользователи имели возможность открывать и редактировать любые документы, сохраненные в форматах Microsoft Word .doc или Excel .xls, в любой совместимой программе, включая другие версии Office и совместимые пакеты типа Sun Microsystems StarOffice и open-source OpenOffice. Однако с защищенными документами, созданными в Office 2003, можно будет работать только в Office 2003.

Средства Information Rights Management (IRM) войдут в профессиональные версии всех приложений Office, включая Word и Excel. Чтобы работать с ними, предприятиям потребуется сервер с Microsoft Windows Server 2003 и ПО Windows Rights Management Services. В серверном ПО будет храниться набор правил допуска, назначенных создателем документа, таких как список людей, имеющих право читать этот документ, и сроки действия всех допусков. Когда документ получит кто-то другой, он должен будет получить право доступа, зарегистрировавшись на сервере Windows Rights Management.

По словам Дэна Лича, главного продакт-менеджера Microsoft Office, средства управления допуском введены в новый Office по просьбам заказчиков. «Мы спросили людей, какие новые возможности они хотели бы получить, и они ответили, что им нужно распространять большие объемы информации большему числу людей. Но при этом они опасаются, что эта информация легко может попасть не в те руки». Сейчас предприятия могут заблокировать доступ к документам при помощи сторонних инструментов, таких как ПО шифрования, но встроенные средства управления допуском гораздо проще в обращении, и ими будут пользоваться чаще.

Как и многие другие новшества Microsoft, новые средства IRM нацелены и на стимулирование продаж в смежной области — на рынке серверного ПО, где еще есть место для роста, в отличие от чрезвычайно насыщенного рынка настольных приложений. И IRM, и расширенная функциональность XML (Extensible Markup Language) — две главные новинки Office 2003 — сопряжены с серверным ПО Microsoft. В частности, для IRM нужен Windows Server 2003, который предприятия осваивают медленно.

Лич говорит, что Windows Server 2003 просто оказался наилучшим средством обеспечения функций управления допуском. «Чтобы решить задачу, поставленную нашими заказчиками... потребовались некоторые возможности Windows Server 2003. Во многих компаниях Windows Server уже есть... и это определенно станет для них преимуществом».

По его словам, Microsoft выпустит бесплатный плагин для веб-браузера Internet Explorer, который позволит отображать защищенные документы Office. «Мы признаем, что люди, у которых нет Office 2003, тоже захотят воспользоваться этими преимуществами. Они смогут читать документы в окне браузера и распечатывать их, копировать или пересылать в соответствии с правами допуска, установленными автором документа».

Лич добавил, что даже в тех организациях, которые внедрили Office 2003, работа с правами допуска будет скорее исключением, чем правилом: «Это не тот инструмент, который следует активизировать по умолчанию, чтобы каждый создаваемый мной документ имел ограниченный допуск. Важно, чтобы в отдельных случаях у вас была возможность ограничить доступ к документу».

По словам аналитика Directions on Microsoft Мэтта Розоффа, IRM может рассчитывать на довольно быстрое освоение заказчиками — во всяком случае по сравнению со сложными XML-функциями, потому что эти средства решают актуальную проблему предприятий и относительно дешевы и просты в применении. «В случае управления цифровыми правами совершенно ясно, что это такое и для чего оно нужно. Это не массовый продукт, но я думаю, что он получит широкое распространение в подразделениях, где работают с конфиденциальными документами».