Организация неструктурированных данных — это первый шаг к максимально эффективному использованию ваших данных. Без надлежащей системы классификации данных сложно отслеживать конфиденциальную информацию, что имеет решающее значение, когда речь идет об управлении рисками, защите данных и соблюдении нормативных требований.
Наличие четкой и, желательно, написанной политики классификации данных помогает обеспечить конфиденциальность данных, целостность данных и упрощает доступ к данным. Это дает множество преимуществ: от улучшения повседневных операций до обеспечения соответствия требованиям и повышения безопасности данных .
Различные категории данных
Чтобы написать хорошую политику классификации данных, позволяющую должным образом защитить свои данные, вам сначала необходимо рассмотреть следующие общие категории данных:
- Общедоступная информация: включает маркетинговые материалы и информацию о ценах, доступную каждому, которая может быть свободно раскрыта для общественности.
- Личная информация: включает в себя конфиденциальные личные данные, такие как информация о кредитной карте, медицинская информация, которые не должны разглашаться общественности, а отсутствие защиты может привести к юридическим и финансовым санкциям.
- Конфиденциальные данные: также должны быть скрыты от общественности и включают конфиденциальную информацию о сотрудниках, а также информацию о деловых партнерах, такую как контракты с поставщиками, информация о заработной плате и отзывы сотрудников.
- Внутренние данные: данные компании, необходимые для бизнес-операций, такие как организационные схемы и схемы продаж, которые также не должны разглашаться общественности.
Соблюдение законов о защите данных
Существует множество законов о защите данных и конфиденциальности, которые требуют, чтобы компании обрабатывали конфиденциальные данные определенным образом, чтобы защитить их от публичного доступа. Чтобы соответствовать этим законам, необходимо правильно классифицировать ваши данные.
Горячая тема три года назад, когда она была впервые реализована, но все же не менее актуальным примером является GDPR . Это наиболее известная политика регулирования данных, созданная для регулирования того, как предприятия обрабатывают конфиденциальные данные компании.
Он состоит из этих семи руководящих принципов, которым должна следовать каждая компания:
- Получение данных законным и прозрачным способом
- Будьте конкретны и четко объясните, почему вы собираете личные данные.
- Принятие минималистского подхода и сбор только необходимых данных
- Убедитесь, что сохраненные данные точны
- Хранение только необходимых данных
- Обеспечение конфиденциальности и целостности данных
- Наличие четких письменных политик соответствия
Чтобы соответствовать этим принципам, вам необходимо точно знать, какие данные вы собираете и где они хранятся. Классификация данных может значительно упростить эту задачу и помочь вам управлять своими данными в соответствии с соответствующими законами и постановлениями.
Создание политики хранения данных
Следуя принципам GDPR, вы должны не только собирать минимальный объем данных, но и удалять их, когда они вам больше не нужны или вы больше не обязаны их хранить.
На самом деле не все данные нужно хранить в течение длительного периода времени, и часто лучше уничтожить их как можно скорее. Создание политики классификации данных поможет вам определить приоритеты, какие данные необходимо хранить и как долго, чтобы снизить риск раскрытия данных.
Для разных типов данных требуются разные политики хранения, поэтому классификация данных по разным категориям поможет вам определить, какой тип необходимо хранить в течение какого времени. Таким образом, вы убедитесь, что риск раскрытия данных сведен к минимуму и что вы не храните свои данные дольше, чем это необходимо.
Эти сроки хранения могут варьироваться в зависимости от уровня конфиденциальности данных, но они также могут отличаться от отрасли к отрасли. Например, при создании политики хранения электронной почты для отраслей, которые ежедневно имеют дело с большими объемами конфиденциальных данных, таких как отрасль здравоохранения, вы должны придерживаться срока хранения в семь лет, в то время как этот период может быть короче для отраслей, которые имеют дело с менее конфиденциальными данными, такими как телекоммуникации.
Точное знание того, когда вы можете безопасно избавиться от конфиденциальных данных, не подвергаясь риску судебного преследования, поможет вам не только снизить риск утечки данных, но и избежать высоких затрат на хранение данных.
Защита ваших данных
Защита данных — это предотвращение несанкционированного раскрытия конфиденциальной информации. Чтобы правильно защитить эти данные, вам необходимо точно знать, какие данные относятся к наиболее конфиденциальным категориям и требуют наивысшего уровня безопасности.
Вот почему важно классифицировать ваши данные по различным категориям уязвимости и реализовать надлежащие протоколы безопасности для каждой категории.
Чтобы убедиться, что ваши методы сбора данных являются этичными и соответствуют лучшим практикам, которые соответствуют ожиданиям ваших клиентов и отражают стандарты вашей компании, вам необходимо знать следующее:
- Какие конфиденциальные данные вы собираете
- Место, где хранятся эти данные
- У кого есть доступ к данным, и кто может их изменить или уничтожить
- Каковы последствия неправильного обращения с конфиденциальными данными
Имея это в виду, вы можете работать над созданием стратегии защиты данных, которая включает оценку уровней риска для каждой категории данных, определение приоритетов для той категории данных, которая требует наивысшего уровня защиты, а также внедрение надлежащих мер по обнаружению угроз и безопасности.
Делаем ваши данные более доступными
Классификация данных не только поможет вам избежать юридических вопросов и защитить ваши конфиденциальные данные, но и сделает их более доступными и полезными. В настоящее время компании имеют в своем распоряжении огромные объемы данных, и эти данные могут помочь компаниям получить ценную информацию о своих сильных и слабых сторонах.
К сожалению, компании часто оставляют свои данные неструктурированными, что затрудняет поиск и анализ.
Классификация и безопасность данных зависит от вас
Чтобы правильно защитить свои данные, вы должны помнить, что данные являются динамическими и вам необходимо регулярно обновлять классификацию данных и стратегию защиты данных. Ваша база данных постоянно изменяется по мере того, как вы перемещаете и удаляете файлы и добавляете новую информацию.
Крайне важно соответствующим образом оценить вашу классификацию данных, чтобы сохранить ее актуальность и обеспечить надлежащую защиту ваших данных.
