Что именно делает компания, когда контролирует своих сотрудников? Она следит за соблюдением трудовой дисциплины, защищает свою коммерческую тайну и персональные данные клиентов и сотрудников организации. И то, и другое она имеет право делать в соответствие с законодательством. Причем если в плане контроля трудовой дисциплины обычно особых проблем не возникает, то с соблюдением коммерческой тайны и защитой персональных данных есть определенные вопросы.
Но всё-таки и о трудовой дисциплине нужно сказать немного подробнее. Чтобы контролировать её соблюдение, нужно для начала поставить работника в известность о том, что дисциплина, скажем так, существует. Для этого составляются должностные инструкции, следование которым прописывается жестко в трудовом договоре. В этих инструкциях полезно сделать упор не на опозданиях на работу и времени обеденного перерыва (хотя, например, для продавца или кассира это критически важно), а на запрете использования в рабочее время различных нерабочих вещей. Особенно это касается офисных работников, которые любят посидеть в «Одноклассников», посмотреть котиков на «Ютьюбе» и так далее. Наличие подобных запретов в должностных инструкциях поможет вам безболезненно увольнять особо злостных любителей «социалок» по статье, не опасаясь, что они подадут на вас в суд и выиграют его.
Впрочем, должностные инструкции и прочие документы, на которые будет опираться контроль сотрудников, нужно составлять и с оглядкой на необходимость защиты коммерческой тайны организации. При обеспечении защиты своей коммерческой тайны организация должна руководствоваться, прежде всего, двумя документами: Гражданским кодексом и Федеральным законом N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Нужно помнить, что согласно Гражданскому кодексу, представлять коммерческую тайну может только информация, соответствующая следующим критериям:
- Данная информация представляет действительную или потенциальную коммерческую ценность лишь при условиях неизвестности ее третьим лицам за пределами организации;
- К ней невозможно получить свободный доступ на законных основаниях;
- Владелец данной информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Что всё это означает? Во-первых, не все документы имеет смысл защищать. Так, коммерческой тайной не могут быть устав и учредительные документы, различные регистрационные удостоверения и лицензии, авторские свидетельства и патенты, данные по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, документы о неплатежеспособности организации. Для защиты всех остальных сведений организация разрабатывает Положение о коммерческой тайне, которое содержит в себе права и обязанности сотрудников по обеспечению коммерческой тайны в организации. Также в положении должны быть прописаны меры, которые компания предпринимает по охране своей конфиденциальной информации. Меры должны включать в себя ограничение доступа и контроль использования, и именно на основании данных пунктов Положения можно составлять должностные инструкции как для сотрудников, так и для отдела информационной безопасности, в которых будут содержаться меры по контролю действий персонала.
