В новой версии Microsoft Office будет встроена возможность ограниченного распостранения документов

В следующей версии Office компания Microsoft позволит предприятиям устанавливать правила, за исполнением которых будет следить серверное ПО и определяющие порядок работы с секретными документами.

Более 20 лет документы Word и Excel свободно обращались в корпоративных стенах. Сначала, чтобы переносить созданные этими программами документы из отдела в отдел, сотрудники пользовались дискетами. Электронная почта упростила распространение файлов, позволив «гонять» их между филиалами по всему земному шару.

Однако с принятием федеральных законов, регулирующих делопроизводство, таких как Акт Сарбанеса-Оксли и «Акт о передаче данных медицинского страхования и возможности их учета» (Health Insurance Portability and Accountability Act), которые вводят строгие правила по администрированию и архивированию информации в компаниях, этим вольностям приходит конец.

Это важный момент для Microsoft, которой нужно, чтобы предприятия продолжали держать компьютерные файлы Excel (а также Word и PowerPoint), несмотря на изменение правил. «У нас есть возможность предоставить ИТ-подразделениям средства управления, отвечающие этой концепции, которую мы называем „документ на миллион долларов”; речь идет о таких документах, в которых содержится интеллектуальная собственность компании, — сказал вице-президент отделения Microsoft Information Worker Крис Капоссела на недавнем организованном компанией саммите СЕО в Редмонде. — Эти средства позволят ИТ-подразделению взять такие документы под свой контроль. Но мы хотим также, чтобы люди по-прежнему могли создавать их в Excel».

В следующей версии Office компания Microsoft позволит предприятиям устанавливать правила, за исполнением которых будет следить серверное ПО и определяющие порядок работы с такими документами. Это лишь часть «новых условий работы», которые должно создать следующее поколение ПО Microsoft Office. Однако понимая, куда дует ветер, Microsoft в то же время старается не пропустить никаких подводных течений.

Наряду с долгосрочными исследовательскими программами компания проводит эксперименты по изучению приемов работы разных людей в разных отраслях и географических регионах, а также в разных возрастных группах. В прошлом году компания собрала в своей штаб-квартире примерно дюжину представителей поколения Y со всей планеты. А на саммите СЕО компания Microsoft обсудила свое видение процесса работы в будущем с более традиционной аудиторией: группой топ-менеджеров и аналитиком Gartner Томом Остином.

На саммите Капоссела уверял, что Office с его знакомым интерфейсом как нельзя лучше подходит для работы даже с самыми секретными документами. Нужно лишь добавить новые процедуры, гарантирующие возможность, в случае необходимости, запретить к ним доступ. «Работа с такими документами должна подчиняться определенному порядку. Нельзя делать все, что вздумается: нельзя сохранять их на локальном диске; нельзя отправлять по e-mail».

Однако один из присутствующих СЕО, глава фондовой биржи Nasdaq Боб Грейфелд, заметил, что не всегда знаешь, какие именно документы нуждаются в чрезвычайных мерах. Он привел недавний пример, когда у Nasdaq могли возникнуть проблемы с регулирующими органами из-за того, что биржа хранила только последнюю версию своих финансовых моделей, относящихся к приобретению. «Программа типа Excel не идеальна именно потому, что она неструктурированна по самой своей природе», — сказал он. Капоссела ответил, что это положение изменится во втором полугодии будущего года, когда Microsoft выпустит Office 12.

Компания не говорит, как именно будут запираться документы, но цель состоит именно в этом.

Если для отделения Microsoft Information Worker ужесточенные правила создают некоторые проблемы, то по другим направлениям они могут облегчить компании жизнь. Так, в области оперативного обмена сообщениями Microsoft пытается воспользоваться тем, что многие промышленные предприятия были вынуждены отказаться от этой технологии из опасения нарушить нормативные требования. Microsoft предложила свой Live Communication Server, который позволяет сотрудникам обмениваться информацией с коллегами и отправлять IM-сообщения вовне через службы AOL, Yahoo и MSN. Однако при этом сервер позволяет ИТ-подразделению компании держать под своим контролем технологию, которая считается опасной.

«Причина популярности IM, несмотря на наличие электронной почты, заключается в том, что эта технология удовлетворяет потребности определенной категории пользователей в оперативной связи; нечто вроде маленькой рации walkie-talkie для переговоров между пользователями, — говорит основатель Lotus Notes Рэй Оззи, который оказался в Microsoft в результате приобретения софтверным гигантом его компании Groove Networks. — А теперь централизованная регистрация этих сообщений (осуществляемая Live Communication Server) удовлетворяет и потребности организаций».

Однако Microsoft, по словам Грейфелда, следует учесть, что изменение правил может привести к смене способа передачи информации. Когда сообщения IM регистрируются, это уже совсем другой инструмент. «Если человек знает, что его сообщения фиксируются, динамика IM меняется». Но Капоссела и Грейфелд считают, что это не обязательно изменение к худшему. «Мы не относимся к системе оперативного обмена сообщениями как к чему-то постороннему, где люди могут заниматься частными разговорами, — сказал Капоссела. — Значение этого инструмента в его способности обеспечить связь в режиме действительно реального времени и быстрый обмен сообщениями».

Капоссела отметил, что сегодня IM «переживает нормальную болезнь роста», превращаясь из социального явления в полезный бизнес-инструмент. Эта среда, по его словам, будет меняться точно так же, как менялись e-mail и веб-браузинг, когда становились массовыми бизнес-инструментами.

Остин из Gartner попытался убедить, что несмотря на недавнее ужесточение правил, в конечном счете тенденция развития технологии будет направлена в сторону демократизации информации с ослаблением централизованного управления. Однако и Грейфелд, и Оззи отвергли эту идею. Оззи сказал, что технология, чтобы быть успешной, должна отвечать как требованиям индивидуальных пользователей, так и общим целям компании. Например, многие компании внедрили средства автоматизации для персонала продаж, которые, по их мнению, должны были принести ощутимые преимущества, но оказалось, что из-за чрезмерной сложности ими никто не пользуется.

Хотя главной задачей саммита было выяснить мнение CEO по поводу идеи «новых условий работы», Microsoft, кажется, удалось заодно продать свою технологию. В ходе совещания Грейфелд намекнул, что когда Nasdaq будет искать новые приобретения, возможно, что биржа захочет, чтобы у ее партнеров были инструменты коллективной работы вроде тех, что предлагает Microsoft. Позднее в тот же день в интервью он сказал, что «уже сделал пару телефонных звонков по этому поводу».

«Мы обязательно изучим этот вопрос», — сказал он, добавив, однако, что Nasdaq вряд ли займется новыми приобретениями в ближайшем будущем. Сейчас компании нужно переварить приобретаемую электронную торговую систему Instinet. «О новых сделках речи пока не идет. Мы еще целиком сосредоточены на этой».

ZDNET

или введите имя

CAPTCHA